Canllawiau ar gyfer gwrandawiadau dros y ffôn mewn cofrestrfeydd dosbarth a llysoedd sirol
Cyflwynwyd gwrandawiadau dros y ffôn mewn gwrandawiadau sifil yn 1999 fel rhan o'r Diwygiadau i Gyfiawnder Sifil yn dilyn Adolygiad yr Arglwydd Woolf o'r system cyfiawnder sifil yng Nghymru a Lloegr. Yn fwy diweddar mae'r defnydd o wrandawiadau dros y ffôn wedi'i ymestyn i gwmpasu amrywiaeth ehangach o wrandawiadau. I adlewyrchu hyn, mae'r Cyfarwyddyd Ymarfer ar gyfer gwrandawiadau dros y ffôn wedi'i ddiwygio. Arweiniad byr yw hwn i'r cynllun fel y mae'n berthnasol i lysoedd sirol a chofrestrfeydd dosbarth.
Rheolau
Mae'r gweithdrefnau ar gyfer gwrandawiadau dros y ffôn i'w gweld o dan Cyfarwyddyd Ymarfer 23 y Rheolau Trefniadaeth Sifil. Mae'r Cyfarwyddyd Ymarfer hwn yn ategu Rhan 23 y Rheolau Trefniadaeth Sifil.
Fel arfer bydd yr holl wrandawiadau a restrir fel rhai addas yn y cyfarwyddyd ymarfer yn cael eu cynnal dros y ffôn (Cyfarwyddyd Ymarfer 6.2).
Gweithdrefnau dan y cynllun
Gwrandawiadau i'w cynnal dros y ffôn oni orchmynnir fel arall.
- Pob gwrandawiad dyrannu, gwrandawiadau rhestru, gwrandawiadau rheoli achosion a cheisiadau interim yr amcangyfrifir na chymerant fwy nag awr o amser.
- Bydd unrhyw gais arall, gyda chytundeb yr holl bartïon a chytundeb y llys, yn cael eu cynnwys hefyd.
Gwrandawiadau sy'n cael eu heithrio.
- Lle bo'r holl bartïon heb gynrychiolaeth
- Lle bo mwy na phedwar o bartïon yn dymuno cyflwyno sylwadau yn y gwrandawiad (i'r diben hwn lle bo dau neu fwy o bartïon yn cael eu cynrychioli gan yr un person, byddant yn cael eu trin fel un parti).
Ceisiadau i beidio â chynnal gwrandawiadau drwy gynhadledd ffôn.
Gall partïon wneud ceisiadau dan y cyfarwyddyd ymarfer i wrandawiad beidio â chael ei gynnal dros y ffôn. Os byddant yn gwneud hynny:
- Rhaid iddo gael ei wneud o leiaf 7 diwrnod cyn y gwrandawiad: a
- Rhaid iddo gael ei wneud drwy lythyr.
Bydd ceisiadau o'r fath yn cael eu penderfynu gan y llys heb yr angen i'r partïon fynychu'r llys ar gyfer gwrandawiad. Bydd y ffi arferol ar gyfer gwneud cais yn berthnasol.
Trefniadau ar gyfer y gynhadledd dros y ffôn
Yn achos ceisiadau interim bydd cyfrifoldeb am y gynhadledd dros y ffôn yn nwylo'r ceisydd (gyhyd â bod yr ymgeisydd yn cael ei gynrychioli)
Ym mhob achos arall bydd y cyfrifoldeb am y gynhadledd dros y ffôn yn nwylo cynrychiolwyr yr hawlydd fel arfer. Os nad oes gan yr hawlydd gynrychiolydd, y diffynnydd a enwir gyntaf ac sydd â chynrychiolaeth fydd yn gyfrifol am y trefniadau. Gall y llys yn achlysurol gyfarwyddo parti arall i fod yn gyfrifol am wneud y trefniadau, os dymuna wneud hynny.
Gwneir yr holl drefniadau eraill yn unol â'r rhai ym mharagraffau 6.9 a 6.10 y Cyfarwyddyd Ymarfer (Dylid darllen y cyfeiriadau at y cynrychiolydd cyfreithiol dynodedig fel cynrychiolydd cyfreithiol y ceisydd (os oes un), neu gynrychiolydd cyfreithiol y parti arall a gyfarwyddir gan y llys i drefnu'r gwrandawiad dros y ffôn).
Dogfennau
Rhaid i'r parti sy'n trefnu'r gynhadledd hefyd gyflwyno i ofal y llys grynodeb o'r achos a gorchymyn drafft os dyrennir yr hawliad i'r amldrac. Mae'r un peth yn berthnasol hefyd mewn achos nad yw wedi'i ddyrannu, lle bo'r parti sy'n trefnu o'r farn y dylai gael ei ddyrannu, ac mewn unrhyw achos arall lle y cyfarwyddwyd felly gan y llys.
Os bydd unrhyw barti'n ceisio dibynnu ar unrhyw ddogfen arall, megis adroddiadau arbenigwyr, atodlen cost, dadleuon fframwaith neu orchmynion drafft eraill, yna rhaid iddynt gael eu cyflwyno i ofal y llys.
Rhaid i'r partïon gytuno ar bob gorchymyn drafft yn ei gyfanrwydd neu'n rhannol, os oes modd.
Rhaid i unrhyw ddogfen sydd ei hangen ar gyfer y gwrandawiad neu y dibynnir arni gan barti, gael ei chyflwyno i ofal y llys ddim hwyrach na 4.00 p.m. ar y diwrnod gwaith olaf cyn y gwrandawiad. Rhaid i bob dogfen nodi amser a dyddiad y gwrandawiad yn glir, a dylid marcio eu bod 'i dderbyn sylw brys'.
Rhestru ac amseru
Ar restrau lle y mae pob un neu'r rhan fwyaf o'r gwrandawiadau yn rhai dros y ffôn, bydd yn hanfodol bwysig iddynt redeg ar amser. Er mwyn hwyluso rhediad esmwyth y cynllun, rhaid i'r partïon wneud yr ymdrech orau i: -
- Roi amcangyfrifon realistig o amser, gan na fydd cyfle i fynd tu hwnt i'r terfyn amser. Rhaid i bob amcangyfrif o amser ystyried yr amser a gymerir i roi dyfarniad, lle bo'n briodol, ac unrhyw ddadl bosibl ynglŷn â chostau.
- Sicrhau bod yr holl ddogfennau wedi'u cyflwyno ar amser i ofal y llys.
- Cyfathrebu'n gywir gyda phob parti arall i sicrhau y nodir yn glir pa rannau y cytunir arnynt ac y gellir dadlau'n gryno ar y rhannau lle ceir anghydfod.
- Sicrhau eu bod yn barod i'r alwad gael ei chysylltu'n brydlon ar yr adeg y rhestrwyd hi.
Gall achlysuron godi pan nad yw'r llys yn barod am gynhadledd dros y ffôn. Yn y sefyllfaoedd hyn, bydd y llys yn gwneud ymdrech i ddarparu amcangyfrif o'r oedi i'r partïon neu amser arall pryd y dylid ail-gysylltu'r alwad.
Darparwyr gwasanaeth cynhadledd
Rhaid i'r darparwr gwasanaeth telathrebu a ddefnyddir i hwyluso gwrandawiad dros y ffôn dan Gyfarwyddyd Ymarfer 23 fod yn ddarparwr gwasanaeth sydd wedi'i gymeradwyo fel y nodir yn 6.10 (1) y Cyfarwyddyd Ymarfer. O 1 Ebrill 2007 y ddau ddarparwr cymeradwy fydd
- British Telecoms Plc 0800 028 4194.
- Legal Connect 0800 953 0405
Recordio gwrandawiadau
O fis Ebrill 2007 ymlaen, bydd pob gwrandawiad dros y ffôn yn cael ei recordio a'i storio gan y darparwyr gwasanaeth cymeradwy.
Dylid gwneud cais am drawsgrifiad o wrandawiad dros y ffôn i'r llys lle cynhaliwyd y gwrandawiad. Rhaid defnyddio Ffurflen EX107 (Cais am dâp o'r trawsgrifiad) bob amser.
Cwynion am y darparwyr gwasanaeth
Mae'r darparwyr gwasanaeth ar y rhestr gymeradwy'n rhwym wrth gontract gyda'r Adran. Dan delerau'r contract hwnnw, mae'n rhaid i'r darparwyr feddu ar drefn gwyno gadarn.
- Rhaid cyfeirio cwynion sy'n gysylltiedig â'r gwrandawiadau dros y ffôn mewn perthynas â - er enghraifft problemau technegol yn ystod y gynhadledd, bilio, pris a mynediad at alwadau - at y darparwr gwasanaeth.
- Os bydd llys neu ddefnyddiwr llys am gwyno am y darparwr gwasanaeth neu ei ymddygiad, rhaid iddynt yn y lle cyntaf gysylltu â'r rheolwr llys perthnasol am y gŵyn.
- Os bydd cwsmer yn anhapus gyda'r ymateb y mae wedi'i gael gan y Llys, gellir cyfeirio'r mater ar gyfer ei ystyried ymhellach at:
-
Yr Uned Gwasanaeth Cwsmeriaid,
HMCS HQ
5TH floor, Clive House
70 Petty France,
Llundain SW1H 9EX